Términos y Condiciones de Uso de Kotejo

Estos Términos y Condiciones de Uso (los “Términos”) regulan el acceso y uso de Kotejo. Al contratar, crear una cuenta, aceptar una invitación o utilizar el Servicio, el Cliente y cada Usuario Autorizado aceptan estos Términos. Quien acepta en nombre de una organización declara contar con facultades suficientes para obligarla.

1. Identificación del proveedor

Kotejo es un producto de gifits operado y comercializado por Venture Tech S.A.S., CUIT 30-71866296-2, con domicilio en Bv. Oroño 1065, Piso 4, Oficina B, Rosario, Santa Fe, Argentina (en adelante, “Venture Tech”, “Kotejo” o “nosotros”).

“gifits” y “Kotejo” son identificaciones comerciales. La parte contractual y responsable por la prestación del Servicio es Venture Tech S.A.S.

Contacto: legales@gifits.com.

2. Alcance y destinatarios

Kotejo es una solución de software destinada principalmente a empresas y organizaciones que prestan servicios en ubicaciones físicas, incluyendo limpieza, seguridad, mantenimiento y actividades afines. Estos Términos se aplican a:

• la persona jurídica o humana que contrata Kotejo para su actividad (el “Cliente”); y
• las personas habilitadas por el Cliente para utilizar cuentas administrativas, operativas o de marcación (los “Usuarios Autorizados”).

El Cliente responde por el uso del Servicio realizado por sus Usuarios Autorizados y debe comunicarles las reglas que les resulten aplicables.

Si existe una orden de servicio, propuesta comercial, contrato particular o Anexo de Tratamiento de Datos firmado, esos documentos integran el acuerdo. Ante contradicción, prevalece el documento particular respecto de la materia específicamente regulada y luego estos Términos.

3. El Servicio

Kotejo permite, según el plan contratado, gestionar contratos y ubicaciones, planificar horas, registrar y verificar asistencia, consolidar novedades, preparar liquidaciones, facturación, cobranzas y pagos, generar reportes y realizar otras funciones operativas.

El alcance, límites, integraciones, soporte y precio dependen del plan o acuerdo comercial vigente. Podemos mejorar, reemplazar o modificar funciones siempre que no se reduzca sustancialmente el núcleo del Servicio contratado durante el período abonado, salvo razones legales, de seguridad o de terceros fuera de nuestro control.

4. Registro, cuentas y seguridad de acceso

El Cliente debe proporcionar información correcta y mantenerla actualizada. Cada cuenta es personal, salvo las cuentas técnicas expresamente autorizadas. El Cliente y los Usuarios Autorizados deben:

• proteger sus credenciales y dispositivos;
• no compartir contraseñas ni permitir accesos no autorizados;
• asignar permisos según necesidad y revocarlos cuando una persona deja de estar autorizada;
• notificarnos sin demora ante una pérdida de credenciales, dispositivo comprometido o acceso sospechoso; y
• cumplir las instrucciones razonables de seguridad que comuniquemos.

Podemos bloquear credenciales, cerrar sesiones o exigir medidas adicionales cuando detectemos un riesgo razonable para el Servicio, el Cliente o terceros.

5. Uso permitido y prohibiciones

Otorgamos al Cliente, durante la vigencia de la contratación, un derecho limitado, no exclusivo, no sublicenciable y no transferible para acceder y utilizar Kotejo con fines internos de su actividad.

No se permite:

• usar el Servicio de manera ilícita, abusiva, discriminatoria o contraria a derechos laborales, de privacidad o de terceros;
• cargar, consultar o compartir datos sin facultad, base jurídica o autorización suficiente;
• usar Kotejo para vigilancia secreta, seguimiento fuera de la jornada o finalidades incompatibles con las informadas;
• intentar eludir controles de acceso, alterar evidencias, introducir código malicioso, realizar pruebas de intrusión sin autorización o afectar la disponibilidad;
• copiar, revender, alquilar, sublicenciar, explotar comercialmente por terceros o realizar ingeniería inversa del Servicio, salvo lo permitido por normas imperativas;
• extraer datos en forma automatizada fuera de las funciones o APIs autorizadas; o
• utilizar el Servicio para desarrollar o entrenar un producto competidor mediante acceso no autorizado a Kotejo.

6. Registro de asistencia mediante QR y geolocalización

Kotejo puede permitir que un Usuario Autorizado escanee un código QR y, en ese momento, comparta la ubicación del dispositivo para contrastar la marcación con la ubicación de prestación informada por el Cliente. Salvo que se informe y contrate expresamente una modalidad diferente, Kotejo no realiza seguimiento continuo ni obtiene ubicación en segundo plano.

La evidencia puede incluir fecha y hora, ubicación informada por el dispositivo, radio o nivel de precisión, ubicación o contrato asociado, identificadores técnicos, dirección IP, resultado de la validación y registros de auditoría.

La información de QR y geolocalización es una evidencia auxiliar de verificación, no una garantía infalible ni una prueba concluyente por sí sola. La señal puede ser inexacta o no estar disponible por condiciones del dispositivo, interiores, red, permisos, configuración, manipulación u otros factores. El Cliente debe revisar contexto y evidencia antes de adoptar liquidaciones, sanciones o decisiones laborales.

Kotejo no adopta por sí mismo decisiones de contratación, sanción, despido o evaluación laboral. Las reglas de tolerancia, asignación, revisión y consecuencias son definidas y aplicadas por el Cliente bajo su exclusiva responsabilidad.

7. Obligaciones del Cliente respecto de su personal y terceros

Antes de habilitar el registro de asistencia o cualquier tratamiento de datos personales, el Cliente se obliga a:

• determinar y documentar una base jurídica válida para el tratamiento;
• informar previamente, de forma clara y comprobable, qué datos se recaban, con qué finalidad, durante cuánto tiempo, quiénes accederán y cómo ejercer derechos;
• asegurar que los controles de actividad sean conocidos, proporcionales, no discriminatorios y respetuosos de la dignidad e intimidad;
• obtener consentimientos o autorizaciones cuando sean legalmente exigibles, sin utilizar fórmulas genéricas o engañosas;
• evitar la carga de datos sensibles, biométricos, de salud, sindicales, políticos, religiosos o de vida sexual salvo acuerdo escrito específico y habilitación legal suficiente;
• ofrecer una alternativa razonable cuando no resulte apropiado exigir un teléfono personal, cuando falle la tecnología o cuando la normativa aplicable lo requiera;
• configurar accesos y conservación de datos conforme al principio de necesidad; y
• atender los reclamos y derechos de titulares respecto de los datos que controla.

El Cliente mantendrá indemne a Venture Tech frente a reclamos derivados de instrucciones ilícitas, falta de información o autorización, controles laborales abusivos, carga indebida de datos, uso discriminatorio o decisiones adoptadas por el Cliente, sin perjuicio de la responsabilidad propia de Venture Tech cuando corresponda.

8. Datos del Cliente y roles de privacidad

El Cliente conserva sus derechos sobre la información que incorpora o genera mediante el Servicio (los “Datos del Cliente”). Otorga a Venture Tech la autorización limitada necesaria para alojarlos, organizarlos, respaldarlos, transmitirlos y tratarlos con el exclusivo fin de prestar, asegurar, mantener y soportar Kotejo, cumplir instrucciones documentadas y obligaciones legales.

Respecto de datos personales sobre empleados, contratistas, clientes del Cliente y otros terceros incorporados por el Cliente, éste actúa como responsable del tratamiento y Venture Tech como prestador o encargado de tratamiento por cuenta del Cliente. El Anexo de Tratamiento de Datos integra estos Términos cuando se traten tales datos.

Venture Tech actúa como responsable independiente respecto de datos de cuenta, facturación, contactos comerciales, soporte, seguridad y cumplimiento que trate para administrar su propia relación con el Cliente.

El tratamiento se rige además por la Política de Privacidad.

9. Analítica, mejora del Servicio e información disociada

Podemos analizar telemetría, registros técnicos y patrones de uso para operar, proteger, diagnosticar y mejorar Kotejo. También podemos generar estadísticas, métricas, modelos, tendencias y aprendizajes a partir de información agregada o disociada de manera que no permita identificar razonablemente a una persona, al Cliente ni sus secretos comerciales.

Esa información disociada podrá utilizarse para investigación, planificación, benchmarking, desarrollo de funcionalidades, automatización, modelos analíticos, inteligencia artificial y oportunidades de mejora, incluso con personal propio o proveedores especializados sujetos a confidencialidad.

No vendemos datos personales. No habilitamos a “partners comerciales” a utilizar Datos del Cliente identificables para fines propios de publicidad, prospección o reventa sin autorización específica del Cliente y, cuando corresponda, del titular. No utilizaremos Datos del Cliente identificables ni información confidencial para entrenar modelos generales destinados a terceros sin un acuerdo separado y expreso.

10. Confidencialidad

Cada parte protegerá la información no pública de la otra con al menos el mismo cuidado que utiliza para su propia información de similar sensibilidad y no menos que un cuidado razonable. Sólo podrá utilizarla para ejecutar la relación y revelarla a personal, asesores y proveedores que necesiten conocerla y estén sujetos a deberes de confidencialidad.

No se considera confidencial la información que sea pública sin incumplimiento, ya conocida legítimamente, recibida lícitamente de un tercero o desarrollada de forma independiente. Una revelación exigida por autoridad competente se limitará a lo requerido y, cuando sea legalmente posible, será informada previamente.

11. Proveedores e integraciones de terceros

Podemos utilizar proveedores de infraestructura, alojamiento, base de datos, autenticación, mensajería, soporte, analítica, monitoreo y seguridad para prestar el Servicio. Cuando traten datos personales por nuestra cuenta, estarán sujetos a obligaciones de privacidad, seguridad y confidencialidad acordes a su función.

Las integraciones elegidas o provistas por el Cliente pueden regirse además por los términos del tercero. No respondemos por servicios externos que el Cliente controle o contrate directamente.

12. Precios, facturación e impuestos

Los precios, moneda, periodicidad, volumen incluido, ajustes, impuestos y condiciones de pago surgen de la propuesta u orden de servicio. Salvo indicación contraria, los importes no incluyen impuestos.

La mora se produce conforme al acuerdo comercial y la normativa aplicable. Podemos suspender total o parcialmente el Servicio por falta de pago después de notificar al Cliente y otorgar un plazo razonable de regularización, salvo riesgo urgente, fraude o incumplimiento grave.

13. Propiedad intelectual y comentarios

Kotejo, su software, interfaces, diseño, documentación, marcas, modelos de datos, mejoras y componentes son propiedad de Venture Tech o de sus licenciantes. El Cliente no adquiere derechos distintos del uso limitado previsto en estos Términos.

Si el Cliente o un Usuario Autorizado envía sugerencias o comentarios, Venture Tech podrá utilizarlos sin cargo para mejorar sus productos, siempre que no divulgue información confidencial ni identifique al autor en una comunicación pública sin autorización.

14. Disponibilidad, mantenimiento, soporte y versiones preliminares

Trabajamos para mantener Kotejo seguro y disponible, pero no garantizamos funcionamiento ininterrumpido, ausencia absoluta de errores ni compatibilidad con todos los dispositivos, navegadores o redes. Podemos realizar mantenimientos programados o urgentes.

Las funcionalidades identificadas como beta, piloto, prueba o acceso anticipado pueden cambiar, contener errores o discontinuarse. No deben utilizarse como único soporte de procesos críticos salvo acuerdo escrito.

Los compromisos específicos de nivel de servicio o soporte sólo son exigibles si constan en un acuerdo firmado.

15. Responsabilidad del Cliente sobre resultados y cumplimiento

Kotejo es una herramienta operativa. El Cliente es responsable de validar configuraciones, horas, novedades, liquidaciones, facturas, pagos, reportes, reglas laborales y resultados antes de utilizarlos o comunicarlos. Kotejo no presta asesoramiento legal, laboral, contable, impositivo ni de seguridad física.

El Cliente debe conservar respaldos o exportaciones razonables de la información crítica que necesite para continuidad, auditoría o cumplimiento.

16. Suspensión

Podemos suspender el acceso cuando resulte razonablemente necesario para:

• prevenir o contener un incidente de seguridad;
• proteger derechos o sistemas propios, del Cliente o de terceros;
• cumplir una orden legal;
• detener un uso ilícito o prohibido; o
• gestionar un incumplimiento material o falta de pago.

Cuando sea posible, informaremos el motivo y trabajaremos para restablecer el Servicio una vez subsanada la causa.

17. Vigencia, terminación, exportación y eliminación

La vigencia y terminación se rigen por la orden de servicio. Si no existe regla particular, cualquiera de las partes puede no renovar notificando con 30 días de anticipación. La terminación anticipada no libera importes devengados ni obligaciones que por su naturaleza deban subsistir.

Salvo instrucción o acuerdo distinto, el Cliente podrá solicitar una exportación estándar de sus Datos durante la vigencia y hasta 30 días corridos después de finalizar el Servicio. Luego, Kotejo podrá eliminar o disociar los Datos del Cliente de sistemas activos dentro de los 60 días corridos, excepto copias de respaldo sujetas a su ciclo de sobrescritura, información que deba conservarse por ley o datos bloqueados por un litigio. El Cliente debe descargar la exportación dentro del plazo.

18. Garantías y exclusiones

Venture Tech prestará el Servicio con diligencia razonable. En la máxima medida permitida por la ley, Kotejo se ofrece según su disponibilidad y no garantiza que toda marcación sea auténtica, que la geolocalización sea exacta, que se detecte todo fraude ni que los resultados satisfagan una finalidad particular no acordada.

Nada de lo anterior excluye garantías o responsabilidades que una norma imperativa no permita limitar.

19. Limitación de responsabilidad

En la máxima medida permitida por la ley, ninguna parte responderá por daños indirectos, pérdida de oportunidad, lucro cesante, pérdida de reputación o pérdida de datos evitables mediante respaldos razonables.

La responsabilidad total acumulada de Venture Tech derivada del Servicio no excederá el total neto efectivamente pagado por el Cliente por Kotejo durante los 12 meses anteriores al hecho que originó el reclamo.

Este límite no se aplica a dolo o culpa grave cuando no pueda limitarse, violaciones propias de confidencialidad o propiedad intelectual, obligaciones de pago, ni derechos de consumidores que resulten indisponibles.

20. Fuerza mayor

Ninguna parte será responsable por demoras o incumplimientos causados por hechos fuera de su control razonable, incluyendo fallas generalizadas de Internet o energía, desastres, conflictos, medidas de autoridad, ataques masivos o indisponibilidad de proveedores críticos, siempre que adopte medidas razonables de mitigación.

21. Cambios en estos Términos

Podemos actualizar estos Términos por cambios legales, técnicos, de seguridad o del Servicio. Informaremos los cambios sustanciales con antelación razonable. Si un cambio reduce materialmente derechos durante un período ya abonado, el Cliente podrá terminar el Servicio antes de su vigencia y recibir, cuando corresponda, el reintegro proporcional de importes prepagados por el período no utilizado. Los cambios urgentes exigidos por ley o seguridad podrán aplicarse de inmediato.

22. Notificaciones

Las notificaciones operativas podrán enviarse dentro de la plataforma o al correo asociado a la cuenta. Las notificaciones legales del Cliente deberán remitirse a legales@gifits.com, salvo canal distinto indicado en la orden de servicio.

23. Ley aplicable y jurisdicción

Estos Términos se rigen por las leyes de la República Argentina. Para relaciones B2B no alcanzadas por normas imperativas de consumo, las partes se someten a los tribunales ordinarios de la ciudad de Rosario, Provincia de Santa Fe, con renuncia a cualquier otro fuero o jurisdicción.

Si el usuario reviste carácter de consumidor, se aplicarán las normas imperativas y la jurisdicción que legalmente corresponda, sin que esta cláusula restrinja sus derechos.

24. Disposiciones finales

La falta de ejercicio de un derecho no implica renuncia. Si una cláusula es inválida, se interpretará o limitará en la medida necesaria sin afectar las restantes. El Cliente no puede ceder el acuerdo sin consentimiento previo de Venture Tech, salvo reorganización societaria que no reduzca la solvencia ni afecte la seguridad. Venture Tech podrá cederlo en una reorganización, fusión, adquisición o transferencia del negocio, informando al Cliente y manteniendo las obligaciones aplicables.

25. Contacto

Venture Tech S.A.S.

CUIT 30-71866296-2

Bv. Oroño 1065, Piso 4, Oficina B, Rosario, Santa Fe, Argentina

legales@gifits.com